電子帳簿保存制度

1. サマリー

令和3年度税制改正で電子帳簿等保存制度の要件が緩和された一方、電子取引の電子データは書面ではなく一定の保存要件を満たす形で電子データとして保存する必要があります。本改正は2022年1月1日以後に行う電子取引から適用されます。

本改正は多くの事業者に影響を与えうるものであるため改めて整理してご説明します。

2. 対象となる電子取引

　「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいい、例えば以下のものを言います（電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問4）。

• 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領
• インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
• 電子請求書や電子領収書等の授受に係るクラウドサービスを利用
• クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスの利用
• 特定の取引に係るEDIシステムの利用
• ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
• 請求書や領収書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領

従って、日常取引のうちインターネットを介して行う請求書等の授受は電子取引となり電子データで保存する必要があります。

3.保存要件

電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等を行う場合の要件は以下のすべてになります。

• 自社開発のプログラムを使用する場合、電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備え付け

• 見読可能装置（一定のディスプレイやプリンタ等）の備え付け
• 検索機能の確保（「取引年月日その他の日付，取引金額，取引先」を条件に検索できる）
• 次のいずれかの措置（改ざん防止措置）を行うこと

• タイムスタンプが付されたものの受領
• 速やかにタイムスタンプを付す
• データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができな　　いシステムを利用
• 訂正削除の防止に関する事務処理規定の備え付け

各要件を満たすことについては、（１）の自社でプログラムを開発している場合の書類の備え付けは自社開発しないのであれば要件ではなく、自社で開発した場合には社内用に何らかしらの書類を作成すると思うので大きなハードルではないと思います。

（２）のディスプレイ等の備え付けは、市販のディスプレイ等を購入すればよいのでこれもそれほど大きな問題ではないと思います。

（３）の検索機能の確保については、請求書データ（PDF）のファイル名に内容を表示して（例「20221031_㈱国税商事_110,000」）、「取引の相手方」「月」など任意のフォルダに格納して保存することにより要件を満たすことができます。または、下のような索引簿を使用することも可能です（同問12）。

上記の索引簿のサンプルについては、こちらからダウンロードできます。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/excel/0021006-031_c.xlsx

（４）の改ざん防止措置については、タイムスタンプを押す又は訂正削除のできないシステムを利用するのは新たな投資が必要なため、多くの会社では（４）四の事務処理規定の備え付けをすることになると思います。

その場合でも、国税庁より規定のサンプルが出されているので参考として下さい。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/word/0021006-031_d.docx

• 4. 青色申告承認取り消しリスク

　取引情報の電子データの保存がなかった場合には，青色申告の承認の取消しの対象となり得ます。ただし、税務調査において納税者からの追加的な説明や資料提出，取引先の情報等を総合勘案のうえ確認されるので、保存要件が不十分である場合などでも，それだけをもって直ちに，青色申告の取消しや経費性が否定されるわけではないと言えるでしょう（同問42）。

なお、保存要件を満たさない場合の罰則はこの青色申告の承認取り消し以外には規定されていません。

5. まとめ　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　インターネットを使用しているすべての企業にとって影響のある改正と思われます。自社開発でプログラムを作らない限り、保存要件を満たすための新たな投資は必要がないので来年までにしっかりと準備をしておきましょう。

以上です。

ご不明な点がございましたら何なりとご連絡ください。